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CPC Dr. Pedro Estuardo Ramos Castillo - Gerente General de Corporación Ramos S. A. C., empresa especializada en el dis...
13/01/2011 | Comentarios(2).




Los Costos en la Avicultura

La casi totalidad de empresas avícolas no cuentan con sistemas de contabilidad de costos articulados con la contabilidad general que sean una fuente de información confiable.

ENERO 13/2011 | Comentarios(2).

Hablar de costos en la avicultura es hablar de un tema bastante complejo, problemático, de uno de los requerimientos más importantes, pero del que generalmente adolecen las empresas por una serie de razones que comentaremos más adelante.

Pese a la tecnología disponible, en costos aún nos encontramos en una etapa bastante elemental. La casi totalidad de empresas avícolas no cuentan con sistemas de contabilidad de costos articulados con la contabilidad general que sean una fuente de información confiable. Aún muchos realizan la determinación del costo de venta de manera empírica y global.

Cuando hablamos de determinación de costos, estamos asumiendo que los procedimientos para obtenerlos están ligados a la contabilidad general, pues al final la suma de todo lo que se obtiene en detalle, esto es lote por lote, producto por producto, o carga por carga, debe estar conciliada con los totales que se obtengan en los registros contables.

La pregunta que nos podríamos hacer es ¿Para qué necesitamos los costos?

Todos los Gerentes lo saben: Se necesitan para el proceso de toma de decisiones y también para el cumplimiento de obligaciones tributarias, pero lo más importante en el plano gerencial es que su utilidad radica en que facilita el buen manejo de la empresa. Si se quiere contar con un registro analítico de costos para estar en condiciones de efectuar análisis exhaustivos de su comportamiento, es necesario implementar un sistema por computador.

Las empresas generalmente modifican las fórmulas de sus alimentos semanalmente y, además, manejan muchos lotes en levante, postura, engorde e incubación.

Por todo ello, no resulta práctico efectuar en forma manual la enorme cantidad de cálculos y registros que se ejecutarán. El control de la producción en términos generales maneja todos los datos necesarios para efectuar procedimientos de costeo correctos y confiables, pero no están articulados con la contabilidad general. La avicultura es un conjunto de industrias y cada industria es distinta, por lo menos desde el punto de vista de costeo.

En algunos casos la cadena llega hasta nuestro reconocido pollo a la brasa y empieza desde la agricultura, entonces cuando el maíz sube 10 céntimos, el incremento irá trasladándose a través de todos los procesos hasta la última etapa.

Para ello, su sistema de costeo deberá ser lo suficientemente rápido y confiable para obtener la información de costos que nos permita tomar decisiones en función a los cambios que se vayan produciendo, por incremento de precios o por variaciones de los volúmenes de producción.

El comerciante que gana dinero de una mano a otra, compra y vende, pero siempre sabe cuánto cuesta lo que vende, simplemente con su factura de compra. Un comerciante nunca podrá aceptar no saber el costo de lo que va a vender, nunca se le pasó por la cabeza carecer de esa información. El industrial no lo sabe, tan solo lo calcula, lo estima, lo intuye, muchas veces el empresario avícola acepta que su negocio es un gran riesgo, un juego de azar y que sus niveles de adrenalina alcanzan sus picos máximos al iniciar cada lote. Es un empresario al que le gusta el peligro.

La mayoría de empresas avícolas importantes cuenta con tecnología de punta en los procesos de producción, pero además en los últimos tiempos han incrementado su inversión en los aspectos administrativos para dotarse de sofisticadas computadoras, impresoras, y otros medios de registro y comunicación, pero utilizados de manera simple.

La prueba está en que los principales ejecutivos dominan Excel, que los ayuda a sumar y calcular para obtener información básica y rudimentaria para tomar decisiones, sin nada que la respalde y sin estar convencidos que no ocultan errores significativos. 

Esto quiere decir que se mal utilizan las herramientas que se ponen a disposición de los responsables de proveer buena información.

Todas las empresas, hasta las más pequeñas, deberían de contar con un sistema de contabilidad de costos computarizado que facilite observar los vaivenes que sufren los costos permanentemente, en cada una de sus etapas.

 

 

Actualmente la Gerencia General recibe información de distintas áreas, todas diferentes, algunas le informan que ganan, otras que pierden, pero ninguna tiene sustento, no “cuadra” con los gastos registrados por la contabilidad general, y entre esas alternativas el Gerente deberá elegir a quien creer.

Esta situación no puede seguir por más tiempo. Si la información de costos es tan importante para que las empresas puedan manejarse eficientemente, si los costos pueden ser motivo de dificultades con los fiscalizadores tributarios y si todas las tecnologías modernas se basan en contar con esta información, ¿No podría pensarse que al no obtenerla a pesar de muchos intentos ya rebasó el nivel inferior y debe ser afrontada directamente por la Gerencia General?

Nuestra experiencia nos permite afirmar que todos los sistemas de costos que hemos implantado en industrias de Perú, Ecuador y Colombia -las cuales periódicamente obtienen el costo de cada uno de sus productos, de manera oportuna, correcta y confiable- han sido encabezados por el Gerente General.

Si el Gerente General, decide implementar un sistema de costos, su sola presencia a la cabeza del proyecto logrará que todos nos pongamos en fila, dispuestos a aportar lo mejor de cada uno. Un proyecto de esta naturaleza no lo puede ejecutar una sola persona.

La elaboración de un buen sistema de contabilidad de costos requiere la participación del Control de Producción, Contabilidad General e Informática. 

Estas tres áreas tienen que trabajar de la mano, en forma muy unida.

Para hacer un sistema de costos, tiene que convocarse a:

- Contador General,

- Contador de Costos,

- Gerente de Producción y

- Gerente de Sistemas

Ellos mismos, que trabajando en equipo, pondrán, cada uno, los datos de que dispongan al servicio del proyecto.


Gerente de producción

Se encargará de proveer de los datos de las operaciones realizadas, los consumos efectuados y el control de los avances de cada fabricación en base a sus unidades de control (horas/hombre, horas/máquina, unidades procesadas, etc.).

Contador General

Proveerá al sistema de los gastos realizados, tanto para los lotes procesados y en proceso, como para cada uno de los centros de costo que se determinarán en el sistema.

Contador de Costos

Será responsable de operar o dirigir el buen manejo de los datos recibidos, de la carga de los mismos o la supervisión respectiva, así como del ingreso manual de los datos que no estuvieran disponibles en medios electrónicos para efectuar una transferencia automática (interface).

Finalmente se responsabiliza del análisis inicial de la información resultante.

Gerente de Sistemas

Será el responsable de administrar el software en la medida que no sea posible por el propio usuario, así como de efectuar el soporte de la operatividad del mismo, al enlazarse con los demás sistemas y redes de la organización.

Mediante un software personalizado a la medida de los requerimientos de la empresa, se debe obtener el costo unitario de cada uno de los bienes que produce la empresa, de tal manera que permita su análisis detallado. El Gerente General al contar con esta información en forma periódica estará en mejores condiciones de tomar decisiones, la misión de los asesores y consultores es poder proporcionarle al Gerente General y la Alta Dirección “buena información”, que él sabrá decidir, pues conoce mejor que nadie su negocio.

Para iniciar los trabajos lo primero que deben fijarse son los objetivos y los únicos que deben participar en dicha definición son los usuarios de los resultados que se obtengan, esto quiere decir, el Gerente General, el Gerente de Producción y el Contador General.

El primero porque utilizará dicha información para tomar decisiones sobre la forma de conducir el rumbo de su empresa, el segundo porque al conocer los costos de producción podrá aconsejar acerca de cómo mejorar los procesos, disminuir consumos innecesarios, reducir los gastos de operación sin mermar la calidad de los productos y el último porque debe cumplir requerimientos tributarios.

Defnido lo que se busca con el proyecto, es indispensable seguir una metodología de trabajo muy clara y sencilla que tendrá las siguientes etapas:

1.- Relevamiento
Que consiste en visitar la planta para conocer los procedimientos de control de los diferentes procesos de producción, pues la Contabilidad registra “Hechos” y si no se conocen los hechos, cómo va a efectuarse el correspondiente registro. Además permitirá determinar el alcance del sistema en base a los controles internos establecidos. De este modo se podrá plantear lo que se puede hacer (nivel de detalle del sistema de costos) con lo que se tiene (grado de control interno) y las posibilidades de mejoras inmediatas y a mediano plazo.

2.- Diseño
Que consiste en definir la estructura que acumulará los datos de cada período y los procedimientos para la asignación de los costos directos, así como la posterior distribución de los costos indirectos entre los productos.

3.- Implantación
Es la etapa en la que se cargan los datos en el software de costos, de manera muy clara y precisa, sin secretos, para poder disponer de información analítica de costos unitarios confiables.

Por ejemplo, a algunas empresas avícolas les cuesta asimilar que las recetas de los alimentos se encontrarán en la base de datos del sistema. La única forma de asimilar este hecho es responsabilizando del manejo del sistema de costos a una persona de su entera confianza.

 

 

Un buen sistema de costos, no es más que separar todos los procesos de producción en segmentos (centros de costo o actividades) para acumular los costos indirectos que ocasionaron en su operación y luego cada segmento los distribuya razonablemente entre los productos que benefició con su operación. No está demás aclarar que los costos indirectos que se mencionan no son estimaciones ni tarifas, son los costos reales del período que provienen de los registros contables.

En la industria avícola peruana, dado que tiene muchos procesos integrados, pues generalmente cuenta con un molino de alimentos, levante de reproductoras, postura de reproductoras, incubación y engorde de pollos de carne, el sistema de costeo tiene que ser secuencial. Esto quiere decir que se empieza con la preparación de los alimentos balanceados y luego va costeando los diferentes procesos hasta llegar a la determinación del costo del pollo de carne que se vende.

Cada uno de los procesos requiere un sistema de contabilidad de costos especialmente diseñado para tal efecto, el cual será diferente de los otros procesos, en sus procedimientos de recojo de datos, de asignación de costos directos y de distribución de costos indirectos.

Determinación del costo de alimentos balanceados

Consiste en determinar el costo del consumo de las materias primas de cada lote producido de acuerdo a las recetas utilizadas, más una cuota de los costos indirectos del molino sobre la base de las unidades (kilos) producidos.

En el caso que se produzca no sólo harina sino además pellets, se deberá separar los costos indirectos de la producción de harina y de pellets.

La distribución de los costos de harina se efectuará a todos los productos y los costos de pellets sólo a los productos en presentación de pellets. En ambos casos, la distribución tomará como base las unidades procesadas.

El costo de los alimentos nos permite valorizar los ingresos a inventarios por la producción y, además, valorizar los traslados que se efectúan a las granjas de levante de reproductoras, de postura de reproductoras y de engorde de pollos de carne.

 

  

 

Determinación del costo de levante de reproductoras

Consiste en determinar el costo de los alimentos balanceados consumidos por cada lote de reproductoras en levante, más el costo de las reproductoras “bebe”, así como una cuota de los costos indirectos de la granja de levante sobre la base de los días que permaneció el lote en levante en el período.

El costo de los lotes de reproductoras en levante nos permite valorizar los ingresos a activos fijos de la producción de reproductoras adultas segun nuestra legislación y, posteriormente, calcular la depreciación correspondiente.

Determinación del costo de producción de huevos fértiles

Consiste en determinar el costo de los alimentos balanceados consumidos por cada lote de reproductoras en postura, más la depreciación de las reproductoras, así como una cuota de los costos indirectos de la granja de postura sobre la base de los días que permaneció el lote de postura en el período.

El costo acumulado de los lotes de reproductoras en postura, menos el valor de los huevos comerciales obtenidos (valor de mercado), nos permite valorizar los ingresos de los huevos fértiles producidos y transferidos a la planta de incubación.

Determinación del costo de incubación

Consiste en determinar el costo de los huevos fértiles consumidos por cada carga a incubación y eventualmente las vacunas utilizadas, más una cuota de los costos indirectos de la planta de incubación sobre la base de los días que permaneció la carga en el proceso de incubación en el período. El costo de los pollitos “bb” de carne nos permite valorizar los ingresos a inventarios por la producción y, además, valorizar los traslados que se efectúan a las granjas de engorde de pollos de carne.

Determinación del costo de producción de pollos de carne

Consiste en determinar el costo de los pollitos “bb” de carne consumidos por cada lote en engorde, el alimento consumido, las vacunas y medicinas utilizadas, más una cuota de los costos indirectos de la granja de engorde sobre la base de los días que permaneció el lote en el proceso de engorde en el período.

El costo de los pollos de carne nos permite valorizar los ingresos a inventarios por la producción y, además, valorizar los pollos vendidos.

 



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Comentarios
23 marzo 2011 | 5:12:20 PM ALFONSO
Consideramos a Estuardo Ramos uno de los iconos en la consultoria peruana de costos en la indutria pecuaria por su concepcion y claridad al expresar sus conceptos en un tema a veces complicado para muchos de nosotros que laboramos en la industria; Estuardo hace facil de entender lo dificil y creo que ahi esta su genialidad; felicitaciones por el articulo muy bueno. Saludos, Alfonso Medrano

20 enero 2011 | 4:10:04 PM DAVID
Los costos, no solo serviran para determinar el valor de la inversion en el producto terminado, sino tambien resulta un medio de predecir o proyectar el futuro inmediato, sensibbilizando las distintas variables. Los costos en la actividad avícola es una resultante de Costos en Proceso, actividades se encuentran encadenas unas a las otras desde la crianza de las aves de Reproduccion, la Incubacion y la crianza de las aves parrilleras. Los Costos basados en actividades son una herramienta complementaria para la distribucion de los costos indirectos, y demostrar mayor presicion. LOS COSTOS SON MUY IMPORTANTES EN LA VIDA FINANCIERA AVICOLA

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