viernes, 15 diciembre del 2017

Melany Montoya Miniza

Directora de Contraloría y Gestión, con 22 años de carrera en ilender Perú S.A.,
abogada de profesión de la UPSMP,
MBA 2006 del PAD Universidad de Piura, AD 2014 del PAD.



La Contraloría y sus responsabilidades en el control interno

La Contraloría y sus responsabilidades en el control interno
Abril 14/2017
Lima, Perú
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La palabra “Control” siempre genera diversas reacciones dependiendo del punto de vista del interesado o del interlocutor que se siente afectado. Sin embargo, antes de entrar a fondo en la esencia de lo que significa esta palabra en la gestión, empecemos por las bases.

Contraloría, viene de la palabra francesa “Controle” que a su vez viene de “contre role”, es decir “contra el rollo”. El rollo en este caso puntual hace alusión a un rollo de papel que se usaba como duplicado del original. En épocas medievales este segundo rollo era usado para comprobar la autenticidad del original. Y los sufijos “ia” que significa “conjunto” y “or”, que significa “agente, el que hace la acción”, terminan por completar su significado.

En el diccionario castellano, contraloría se define como el órgano encargado de examinar la legalidad y corrección de los gastos públicos.

Tanto su significado etimológico como el simple significado de la palabra “contraloría” tienen una connotación de carácter gubernamental, de orden público, porque nace de la necesidad del Estado por resguardar sus intereses y éste alcance es extrapolado a la empresa.

“No se puede mejorar lo que no se controla; no se puede controlar lo que no se mide; no se puede medir lo que no se define”.

Estas son las famosas palabras de William Edwards Deming (1900 - 1993), estadístico estadounidense, profesor universitario, autor de textos, consultor y principal difusor del concepto de calidad total.

Esta simple frase, bastante obvia y que la gente suele repetir para justificar el “control”, guarda horas previas de análisis y trabajo. No se trata de implementar el control por el control: “todo lo decido yo, entonces controlo”. Seguramente muchos piensan que “nadie mejor que yo para controlar, supervisar y detectar deficiencias”, y probablemente así sea. Pero en definitiva, el resultado sería más productivo y eficiente si a cambio de hacerlo y verlo todo, defino procesos, riesgos involucrados, mediciones, y luego controlo.

El crecimiento natural de las empresas hace que sus estructuras y operaciones se tornen complejas, lo que obliga a las gerencias a depender de informes y reportes que dependen a su vez de sus subordinados. Entonces, la pregunta natural es: ¿Cuándo se ejerce el “control”? ¿Durante o a posteriori? La respuesta es: En ambos casos.

Un apropiado sistema de control interno exige puntos de control apropiados durante la ejecución de las operaciones que luego son examinados, verificados y supervisados a posteriori para garantizar a la gerencia y a los accionistas, que sus intereses están siendo debidamente resguardados.

El estado peruano reconoce la función de La Contraloría General de la República del Perú y en sus estatutos dice : “Es el órgano superior del Sistema Nacional de Control, que cautela el uso eficiente, eficaz y económico de los recursos del Perú, la correcta gestión de la deuda pública, así como la legalidad de la ejecución del presupuesto del sector público y de los actos de las instituciones sujetas a control; coadyuvando al logro de los objetivos del Estado en el desarrollo nacional y bienestar de la sociedad peruana”.

También agrega:

La Contraloría General tiene por misión dirigir y supervisar con eficiencia y eficacia el control gubernamental, orientando su accionar al fortalecimiento y transparencia de la gestión de las entidades, la promoción de valores y la responsabilidad de los funcionarios y servidores públicos, así como, contribuir con los poderes del Estado en la toma de decisiones y con la ciudadanía, para su adecuada participación en el control social".

Por tanto a nivel empresa bien podríamos decir: “Contraloría es el área responsable que cautela el uso eficiente y eficaz de los recursos de la empresa, la correcta gestión de su deuda así como la legalidad de la ejecución de su presupuesto y de los actos de sus ejecutivos sujetos a control, coadyuvando al logro de los objetivos de la empresa, su bienestar y el de sus colaboradores, promoviendo y cautelando la gestión en valores, así como contribuyendo en la adecuada toma de decisiones”.

A raíz de los grandes escándalos financieros internacionales como Enro, Banco Societe Generale o el fraude del millonario inversionista Bernard Madoff, las empresas auditoras han dejado claramente el alcance de su responsabilidad en las auditorías financieras, con lo cual, si antes había alguna duda, hoy está claro que los Estados Financieros Auditados sólo certifican la situación financiera razonable de la empresa auditada en base a la información entregada por la gerencia.

La primera gran responsabilidad de la gerencia es mantener un conveniente sistema de control interno que le asegure la adecuada ejecución de sus operaciones, y que la información que reciba refleje razonablemente su situación. De otra manera podría estar tomando decisiones en base a datos equivocados. Para ello requiere:

1. Definir procesos e identificar aquellos más importantes, no importa lo grandes o pequeños que sean la gerencia debe conocer a detalle cómo funciona su empresa.

2. Definir un plan de organización que provea una separación apropiada de responsabilidades funcionales.

3. Identificar riesgos, conocer qué es aquello que puede poner en peligro la operación de la empresa, su integridad y su información.

4. Definir los Puntos de Control y su Responsable, que lleve a minimizar el riesgo y a darle la seguridad a la gerencia que los informes, reportes y análisis, responden razonablemente a la realidad de la empresa.

5. Definir las mediciones o indicadores; ¿Qué es lo que queremos obtener y por tanto medir? ¿Qué es lo que debemos controlar?

Este sistema de control interno es complementado con la labor autónoma e independiente de Contraloría cuya función es:

A) Supervisar, verificar y recomendar sobre la eficacia de los puntos de control definidos.

B) Informar objetivamente sobre si los riesgos a los que está expuesta la operación están debidamente controlados.

C) Velar por la preservación y el respeto de las políticas de la empresa.

D) Garantizar a la dirección y/o a los accionistas e incluso a gerencia que las operaciones mantienen el rumbo pre-establecido.

La Contraloría nace de la necesidad de los accionistas y/o dirección de delegar, de brindar autonomía a la Gerencia; su alcance e injerencia estarán delimitados por lo que ellos consideren necesario medir, mejorar y garantizarles que sus intereses están debidamente resguardados.

Por el alcance de su responsabilidad, la Contraloría debe ser autónoma e independiente de la Gestión de la Empresa; por tanto, debe reportar a los accionistas y/o directorio.

Es por esta razón, que la gerencia debe ver en la gestión de Controlaría a un aliado, un tercero independiente de su gestión que le brindará información objetiva del desarrollo, eficiencia y eficacia de sus procesos.

La gerencia y la Contraloría deben ser parte de un sistema debidamente coordinado, donde la función de esta última sea de apoyo y contribuya a la gestión de la primera. Finalmente, la Contraloría tiene su razón de ser a consecuencia de la gerencia.

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