Saturday, 23 September del 2017

Haydeé Albújar C.

Gerente Corporativo de Contabilidad en Ilender Perú S.A.
Contador Público por la Universidad Nacional de Piura, Magister en Administración de Negocios (MBA) con una mención en Finanzas por la Universidad ESAN.



La importancia de los procesos para lograr eficiencias en el área de contabilidad de las empresas

La importancia de los procesos para lograr eficiencias en el área de contabilidad de las empresas
Marzo 03/2017
Lima - Perú
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Cuando las empresas inician sus actividades, el principal y único objetivo es vender, y todos los esfuerzos se concentran en conseguir clientes, posicionar la marca, elaborar el mejor plan, etc. A medida que las empresas van creciendo, las operaciones incrementan y consecuentemente las transacciones, los documentos conocidos como comprobantes de pago, contratos, acuerdos, entre otros. Dichos documentos soportan la contabilidad de la empresa. Cuando no se presta atención a esto, el proceso administrativo se vuelve ineficaz impactando directamente a las eficiencias en el área de contabilidad.

Cuando se observa que se tiene gran cantidad de documentos por registrar y poca gente que lo realice a tiempo, se tiene que trabajar horas extras incrementando los costos salariales de las empresas.

La primera solicitud del contador a cargo es “contratar más gente”. Cuando más gente ingresa, es posible que tengas una solución a corto plazo. Sin embargo, esto no soluciona el problema de fondo.

¿Cómo resolverlo?

Lo primero es hacer un diagnóstico del área contable empezando por la cadena de valor de la empresa, y de ese modo identificar los puntos débiles a nivel de infraestructura, dirección de recursos humanos y principalmente desarrollo de tecnología.

Es en estos dos últimos puntos donde nos debemos centrar: “las personas y la tecnología”. Es importante además hacer un análisis de línea de tiempo porque las empresas no optan por invertir en tecnología desde que inician, esto lo hacen a medida que van creciendo. Entonces se debe analizar cómo fueron dichos avances y cómo se dieron pues lo que suele pasar es que cuando se invierte en tecnología, tienes un pasivo no resuelto con temas del pasado que se seguirán arrastrando en el futuro hasta solucionarlo.

Imaginemos que estamos frente a una empresa que ha invertido en Tecnología y decidió adquirir una herramienta (los llamados ERP) que permita manejar las operaciones de manera integral y que culmine en el registro contable para finalmente contar con los estados financieros. Lo que los gerentes esperan es que esto resuelva el problema y todas las operaciones fluyan sin dificultad. No obstante, cuando el problema es de fondo, el tema es otro y los resultados a esta inversión no son los esperados.

En mi experiencia generalmente el diagnóstico indica que el problema no sólo es tecnología, sino también personas, planeamiento, definir procesos y establecer prioridades. Es ahí donde se debe plantear una estrategia que permita ir ajustando poco a poco los problemas encontrados de modo que se puedan ver los resultados a mediano o largo plazo.

¿Por qué no hacer las cosas más fáciles?

Es la pregunta que todos nos hacemos. Es tan difícil de entender sobre todo cuando, en adición a los puntos ya mencionados, la contabilidad en el país tiene una serie de exigencias tanto por el cumplimiento de normas Internacionales de Contabilidad, como a nivel tributario basado en la legislación del país. Estas exigencias demandan tiempo de control y revisión por parte del área de contabilidad con el propósito de tener un buen informe de auditoría y no tener observaciones por parte de la Superintendencia de Administración Tributaria-(SUNAT), la Gerencia y el Directorio.

Pasos a seguir:

1.Hacer una lista de las tareas pendientes o temas no resueltos que generen riesgos, por orden de prioridad.

2.Determinar si se cuenta con las herramientas o recursos para llevarlo a cabo.

3.Si no tenemos los recursos, ¿cuál sería el siguiente paso? Por ejemplo, si lo que necesito es mejorar o invertir en tecnología pero sabemos que esto tomará más tiempo además de contar con presupuesto, debemos optar por asignar correctamente las tareas al equipo contable y de ser necesario contratar más gente.

4.Resolver el problema de fondo; para lograrlo, la estrategia deberá enfocarse en lo siguiente:

• Revisión de los procesos.

• Revisión de los perfiles de cada puesto para lograr eficiencias en el equipo contable.

• Revisión de la herramienta o funcionalidades del sistema.

Revisión de los procesos

Al revisar los procesos, se pueden identificar deficiencias o tareas innecesarias y debemos preguntarnos ¿Por qué y para qué seguimos haciendo lo mismo? Replantearse los procesos sin descuidar los riesgos, es un elemento clave para mejorar las eficiencias contables.

Revisión de los perfiles de cada puesto para lograr eficiencias en el trabajo contable

Este punto es uno de los pilares en toda organización, el capital humano. Para lograr tener el equipo ideal no basta con asignar tareas en una área atomizada con procesos deficientes y herramientas que poco ayudan, lo importante es tener el equipo ideal, aquel que esté dispuesto a trabajar con buena actitud, prontitud y además que tenga capacidad para crear nuevas cosas.

Revisión de las funcionalidades del sistema

En mi experiencia he visto de todo, desde las herramientas más simples hasta las más sofisticadas. Lo cierto es que en muchos casos, si las herramientas no funcionan, no es porque sean malas, sino porque no han sido debidamente explotadas.

Se pueden identificar una serie de bondades que ofrece el sistema que sólo con un poco de curiosidad estaremos en la capacidad de habilitar funcionalidades en el sistema y solicitar mejoras que permitan reducir el tiempo de registro.

Las empresas apuntan cada vez más a reducir las tareas manuales o registro de información en Excel que finalmente conlleva a duplicar esfuerzos, las empresas apuntan a automatizar y reducir tiempos. Existen en el medio, empresas en donde el departamento de contabilidad sólo analiza pues toda la información llega ya registrada por los usuarios de cada área de la organización.

Hoy tenemos el uso de facturas electrónicas, un gran paso para adaptarnos a esta nueva cultura y nuevo enfoque de practicidad, pues con estos documentos electrónicos, el riesgo de tener un error en la emisión del comprobante de pago es mínimo. Lo mismo pasa con los libros contables electrónicos, eliminando el tiempo que se llevaba en la legalización de los libros, impresión y empaste, sumado al espacio para archivarlos.

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